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关于企业合同纠纷处理关注的十个问题

作者:2015-06-19 10:23文章来源:未知

  业务实践中,合同执行多数需要适时、适情、适宜地修正和变通。比如交货期间推延、货物验收机构更换、合同部分或全部权利义务转让、仲裁条款变更、货物数量变更或质量修订、滞船期经济补偿、索赔承担等。前述修正和变通可能衍生两种结果,即“补充协议”或者“争议纠纷”。本文旨在分析合同争议纠纷应予关注的十个问题。

  一、区别纠纷种类以分别处理。

  合同争议,根据争议内容,分为“解释争议(纠纷)”“执行争议(纠纷)”两类。

  解释争议(纠纷),是指合同各方对合同条款内容的实体性理解分歧,导致对合同执行的具体内容产生歧义。解释争议多发生于合同语言的多版本情形中,如中英文歧义。对于合同未约定语言效力的解释歧义,国际惯例一般采取“最密切联系原则”解释。所谓最密切联系原则,即与签署、履行合同行为联系最紧密的原则,如合同各方机构所在地、货物交接地、合同签署地、被执行方财产所在地等等,均具有密切联系因素。

  执行争议(纠纷),是指合同各方履约过程中针对合同权利义务的争议或纠纷。比如乙方交付的货物不符合合同约定、货物运输途中损毁或缺失、乙方未依约履行造成相对方经济损失、不可抗力导致合同延期履行或解除等等。国际条约或惯例、各国立法机构主要对私法领域中合同执行纠纷的处理实施法律制定。如我国的《民法通则》、《合同法》、《消费者权益法》、《产品质量法》等。合同执行纠纷的基本类型大体有“质量纠纷”和“款项纠纷”两种。前者是指货物或服务的提供方提供的货物、服务品质不符合约定导致纠纷,后者指接受货物或服务方不依约支付对价导致纠纷。

  二、关于纠纷处理方法

  解决解释争议(纠纷),从两个方面入手:一是合同签署时明确约定何种语言具备最高效力;二是合同争议解决条款约定国际仲裁机构,由仲裁机构依据仲裁规则和国际私法的规定处理。一旦出现解释争议,在未约定最高效力语言的情况下,合同各方应尊重对方语种的通俗意义,求同存异,本着履约诚信和公平交易的原则积极协商解决。

  对于执行争议(纠纷),主要采取两步解决方式:一是争议各方本着诚信履约的原则,积极协商解决,补充协议;二是一旦谈不拢,则依据合同条款中约定的争议解决方式进行诉讼或仲裁。

  三、业务人员要养成及时、全面整理业务档案的习惯。

  法律纠纷处理的基本原则是“以事实为依据”,事实的载体是证据,而证据的表现形式,则具体为书证、物证等。具体到业务层面,比如合同或协议文本、备忘录、合同各方的E-MAIL邮件、业务传真、正式商务函件、业务通知、货物验收单证、进出口报关单证、信用证、保函、货物样品等等,尤其重要的,是合同各方对争议事项的交涉证据、质量检验证据。

  自业务洽谈意向期始,业务人员就要着手整理业务卷宗,要区分“质量”和“款项”两个层面归总档案内容,固化书证,封存样品物证,以便争议发生时做到有理、有据、有节地协商、诉讼或仲裁,最大限度维护己方合法权益。

  四、关于合同纠纷处理的流程和步骤

  当发生合同纠纷时,相关人员应按照法律风险管理制度,以及本企业合同管理、纠纷处理等方面的制度规定,采取“先协商后法律程序”的解决步骤。协商宜由相关业务部门实施,法律程序则以法律部门为主,业务部门辅助办理。协商中注意获得法律人员的专业支持。具体承办合同纠纷时,要关注保留书面证据(如谈判记录)和法律时效(如诉讼时效、上诉时效、法院或仲裁的举证期、答辩期等)两个关键点,做到证据完善、准确和纠纷解决的及时、合法。

  以笔者所在企业为例,纠纷进入诉讼(仲裁)后,外聘律师由公司法律部门报经公司法定代表人决定后统一组织实施。外聘律师要及时报告所开展的调查、办案工作情况,接受委托方的监督。如果案件所涉业务存在投保出口信用保险的情况,则在采取诉讼(仲裁)行动前须知会中国出口信用保险公司后方可进入诉讼(仲裁)程序。原因是这涉及保险公司的保险权益。

  五、合同争议解决条款约定

  在确保企业合法权益的前提下,业务合同中应对合同争议适用的法律、争议解决方式(协商、诉讼、仲裁)、管辖机构(法院、仲裁机构)等做出明确约定。

  一旦发生纠纷且无法协商,争议方必然对簿公堂以决公义。按照诉讼程序法规定,“或诉或裁,只择其一”。意指合同中只能约定诉讼或仲裁的一种方式;且如果约定仲裁,仲裁机构必须明确,否则在无法推定的前提下视同“未约定”。实践中,首先要确定诉讼还是仲裁,其次是确定争议解决的具体机构。如诉讼管辖法院是哪一地法院,仲裁机构是哪一个具体的仲裁委员会。如属涉外纠纷,还需要明确争议解决适用何种法律。

  六、关于证据公证、使馆(领馆)认证的问题

  国内诉讼(仲裁)中,涉及E-MAIL邮件的证据一般需要公证机构的“证据固定”公证,即由公证员对该邮件的真实性和内容作出证据固化。涉外纠纷中,如合同约定中国法院管辖,则证据文件的翻译公证是必不可少的环节。如果该证据来自国外,按照我国《民事诉讼法》的相关规定,证据文件需要证据来自国的公证机关公证,和我国驻该国使馆(领馆)的认证方为有效证据。结合纠纷处理的及时原则,办案实践中,前述证据的公证、认证程序也要及时、合法、有效的办理。

  七、关于诉讼(仲裁)前的必要书面函件问题。

  司法实践中,国际商事惯例、各国法律均对诉讼行为的时效进行了明确规定。如我国法律规定的2年合同纠纷时效、国际买卖合同纠纷4年时效等等。诉讼时效的立法初衷,是督促当事人及时、合法的主张权益。一旦逾期,虽然实体权益尚在,但法律无法实现保护。

  基于这一现实,争议产生时,业务部门尤其关注的是及时发出维护权益、主张权利的正式函件,如关于款项催收的通知、信函,与外商关于质量瑕疵的E-MAIL邮件,催款邮件等等。同时,为确保时效的真实有效,可以采取第三方固定证据的方式,如公证送达、特快专递公司证明妥投等方式。如果前期未及时发出函件,则在诉讼(仲裁)前采取补救措施予以完善。

  八、及时关注合同争议方的经营情况、注册情况。

  合同纠纷产生后,开展协商、诉讼(仲裁)准备工作的同时,务必及时关注争议方的经营和注册变更情况。如发现对方经营状况恶化,现金流短缺,转移资产,无法履约支付货款或交付货物,则应及时行使《合同法》规定的“不安抗辩权”,“止血”减少损失。及时了解对方是否存在更换法定代表人、变更注册地址等可能隐含重大经营变化的信息,以便及时、有效采取应对措施。另外,在可能诉讼的情况下,可以委托律师对其财产实施调查,以确保诉讼权益的有效达成,必要时采取诉讼保全或诉前保全财产的方式保障执行权益实现。

  九、关于分期还款问题

  合同执行交货后,相对方不能依约按期付款,怎么办?实践中,为保证后续合作的顺畅,大多采取签署“分期还款协议”的方式解决。签署分期还款协议时,要注意如下四点问题:一是明确约定还款期限,二是约定还款逾期利息,三是约定还款协议的解除条件,如连续几期未还则解除的文字约定,四是履约担保问题。

  十、诉讼(仲裁)案件结束后的财务处理工作

  对于企业而言,无论是主动起诉案件,还是被动应诉案件,案件终结必然导致财产权益的处理(败诉方赔款或是法院执行回款),随之衍生的是财务部门的账务处理。为此,纠纷处理完毕后,相关部门要及时地向财务部门提出账务处理申请,在提交完善法律文书的前提下,完成财务账目的调整和数据更新。到此,案件完成闭环操作。

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