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探析电子商务环境下财务管理信息化建设

作者:2017-06-09 17:51文章来源:未知
    引言
  在当今社会,互联网影响着整个世界,改变着人们固有的生活、学习、思考方式。在新时代下,如果不了解信息技术与网络知识就不能很好地适应社会的发展。对企业来说,若无法适应经济全球化以及信息化,将注定会被激烈的竞争所淘汰。而如果企业想保持自己的竞争优势,就必须进行企业管理的信息化建设,而财务管理的信息化建设又是企业各种管理活动的核心内容。上世纪七八十年代后,互联网在我国飞速发展,随之而来的是电子商务大趋势的形成,在这种环境下我国的财务管理也进入了新的发展阶段,逐渐向国际化与信息化发展,这对财务数据与财务信息的精准性和实时性有了更高的要求。传统的财务管理信息化程度低,并没有完全利用计算机技术,而且只能解决个别部门或某一类业务所具有的问题,却不能提高整个财务部门的工作效率。在这种时代变化下财务管理的建设也进入了信息化时代。
  1 电子商务与财务管理信息化的概念
  1.1 电子商务含义解读
  对电子商务至今尚无明确定义,目前国内外有范围说、内容说、流程说和技术说四大学派。一些学者认为电子商务可被简单概括为某一商业主体以互联网为载体所进行的众多交易活动、财务业务,一些学者认为电子商务实际上是一种全新的市场运作方式,是一种全新的社会经济形态,并且可以创造、变革和再设计商业关系。其实电子商务不仅是指在互联网平台上的商品买卖,更包括了以信息技术为基础去进行营销、财务核算等工作的整个过程。我们可以把电子商务看作是在利用网络平台和信息技术的基础上所进行的缩减成本、控制费用,并尽可能提高利润,来更好地盈利和占有市场的一系列商业运作行为。
  1.2 财务管理信息化
  1.2.1 什么是信息化
  信息化最早于20世纪50-90年代在美国被提出,当时的美国出现了以丹尼尔·贝尔、阿尔温.托勒夫、约翰奈斯比特为代表的研究“后工业社会”和“未来社会”的未来学专家学者,他们为信息化的研究奠定了基础。20世纪60年代,日本学者指出当时的日本正在进入“信息产业社会”,而“信息社会”和“信息化”的概念也来自于日本学者。基于前人的研究和探讨,人们逐渐认识到信息化即再利用信息技术的基础上,充分开发利用信息资源,促进新系统和知识共享,提高经济增长质量,推动经济社会发展转型的历史进程。
  1.2.2 财务管理信息化
  在电子商务环境下,财务信息不单单指传统观念上与收入、成本、设备等相关的企业的盈利状况、固定资产信息,而是涵盖了资金流、信息流、物流信息,是企业财务管理活动、业务管理活动所产生的信息的集成。财务管理信息化强调技术与管理并重,它通过价值形态对资金运动进行决策、计划和控制的综合性管理,能综合利用信息技术、管理人才等资源来改善财务工作效率、降低财务劳动繁杂性、提高人员利用率、优化财务管理流程,在财务管理信息化情况下,各种产销活动直接产生财务数据,这使产销活动和与它相关的财务数据的一致性得到保证,并且能及时分析企业的成本和利润等财务状况。
  2 电子商务环境下财务管理信息化建设的缺陷
  2.1 相关人员对财务管理信息化构建认知不足
  对财务工作的管理是企业正常运行的关键内容,而财务管理的信息化构建则是财务管理的发展趋势和建设重点,但在实际的工作中,不只是企业的普通员工,甚至是企业的一些中高层管理人员也对什么是财务管理信息化建设,以及如何进行这一建设缺乏了解。甚至有的企业员工并没有认识到在互联网快速发展、电子商务环境已经形成的今天去进行财务管理信息化建设的必要性。正如我们所知,企业的财务管理信息化是一个连贯的、强调技术与思想理念同步革新并且影响到企业的生产运营的过程,而现实情况是,一些企业人员甚至是财务工作者认为财务管理的信息化建设仅仅是实现会计电算化,把信息技术与财务工作流程简单融合即可。这种认识很明显是浅薄的,也不利于财务管理信息化进程的发展。对财务管理的信息化构建了解的不足,导致了一些企业至今仍然停留在手工处理财务工作的阶段,使财务工作效率偏低,无法适应电子商务时代的发展。
  2.2 财务信息的利用效率低
  在电子商务背景下,企业的财务工作人员往往把注意力更多的聚焦在企业的销售情况上,而忽略了对预算的编制、对生产情况的关注等,这使得企业财务信息的获取体系不够连贯、严谨,所获取的数据也不够全面。在企业的实际工作中,相关的财务信息和会计数据往往是经过不同的口径去进行相关的收集、记录与处理。同时,同一企业的不同部门由于对本部门利益的过度重视,可能在向其他部门提供本部门信息时会有所保留,不够及时准确,这极容易造成信息失真以及信息数据的片面性,使相关财务信息的利用效率低,无法实现其获取与处理的体系化。而在财务工作中,信息的精准、全面对工作最后的实现效果是至关重要的,而这一系列非人为与人为因素都使得财务管理的信息化无法在电子商务背景下很好的进行建设,使财务会计工作中对数据的利用效率较低。
  2.3 所依托的信息技术与软件比较落后
  在当今社会,信息技术飞速发展甚至到了日新月异的地步,随着电子商务时代的发展,对财务管理的信息化建设所利用的技术与相关的软件要求也更高。而对于某一企业来说,只有运用真正适合本企业运行发展、开展财务工作的软件,并配合先进的技术,才能更好地促进本企业的财务管理信息化构建。但在实际工作中,大多数企业往往对信息技术运用的关注程度不够,也忽略了对先进软件的应用。在传统的时代背景下,一般性的财务软件与信息技术可以满足财务管理的信息化建设,但在电子商务时代下却是远远不够的。技术与相关软件的落后使得企业在财务工作中所能涉及的范围受到限制,一些被财务人员所忽视的问题甚至会造成信息化系统的崩溃。
  2.4 缺乏具有综合技能的信息化财务人才
  在电子商务背景下,随着新时代技术的发展与竞争环境的变化,对于企业发展来说,人才是最重要的资源,同样的,对企业财务管理的信息化构建来说也是如此。传统模式下,财务人员往往对信息技术的理念和知识比较缺乏,在实际工作中也缺乏对业务信息化的处理能力。这也造成了企业财务管理发展过程中的一个尴尬问题,即缺乏具有综合技能的信息化财务人才。现有的财务人才往往适应了传统的会计电算化系统,并且仅将此作为所谓的财务管理信息化建设,而无法尽快适应电子商务的发展,不能在电子商务环境下在快速准确的获取财务信息的基础上对相关数据进行处理。而且大多数财务人员仅仅掌握了简单的数据录入与调出,而对财务信息的分析与处理却无法胜任,所进行的财务工作不够深入,这极大地阻碍了财务管理所要进行的信息化建设,也是目前财务管理信息化建设所存在的一大弊病。
  2.5 网络系统安全问题尚待解决
  安全性对于企业财务管理信息化建设至关重要,从外部大环境来说,由于财务管理信息系统所依托的Internet 体系使用的是开放式的TCP /IP 协议,容易产生被拦截侦听、身份假冒、信息窃取和被黑客攻击等安全问题。从企业内部使用者来说,如果使用权限的划分不得当、内部控制力度不够,很容易造成信息的流失、泄露和滥用。当实施财务管理信息化后,企业的生产经营活动几乎完全在网络系统中进行,如果缺乏对网络的管理和维护,就很容易造成系统瘫痪进而影响到整个企业的运作。
  3 电子商务环境下财务管理信息化建设的对策
  3.1 强化对工作人员的意识培养与思想变革
  财务管理信息化建设的目的在于使财务工作更清晰明了,使财务人员能保持较快的反应能力与决策水准,在充分、实时利用信息的基础上实现财务工作的效率更高。针对在这一过程中所存在的相关人员的观念意识淡薄,对电子商务背景下的财务管理信息化建设认知不够这一问题,笔者提出如下建议。首先,在构建财务管理信息化体系前,必须培养管理人员的管理认知能力,使他们从内心深处了解时代变革的剧烈并理解在这种背景下财务管理信息化体系构建的必要性,使管理人员做好表率;其次,在工作开始之初对财务人员以及其他普通员工进行一场思想变革,使他们明确只有使财务管理更信息化才能最大程度跟上时代的变化,满足电子商务快速发展的需要;在强调员工的思想变革层面,企业可以进行内部的员工培训与交流,也可以从外部聘请优秀的咨询团队,对员工进行培训。第三,必须要强调团队凝聚力,着眼于员工互帮互助、共同合作意识的培养,上下齐心同心协力。第四,做好构建财务管理信息化工作并及时考核,发现潜在控制缺陷并尽快补救,在改正与进步中完成对员工意识的培养与思想的变革。
  3.2 借鉴先进技术并加强软件开发,建设完善的管理信息系统
  在电子商务环境下,企业竞争更加激烈,社会发展节奏加快,这就要求对财务信息的获取与处理一定要快而准。由于传统意义上的会计电算化系统已经不能满足财务管理的信息化发展要求与电子商务时代的变化,因此企业必须建立一个将企业的预算编制与处理、生产情况分析、营销状况分析、企业相关主体利益等都囊括在内的完善的信息管理系统,来全面而精确地获取、处理和分析企业相关的财务活动信息。但目前我国财务管理信息化建设所利用的技术以及所依托的软件往往比较落后,不能很好地适应时代的发展,而且在一定程度上也无法与企业的自身发展情况所契合。因此,为了在电子商务背景下更好地进行财务管理信息化建设,企业必须在立足自身的基础上借鉴国内外先进技术,致力于开发和利用先进的财务管理软件。同时,企业可以与其他企业合作利用信息技术共同开发软件实现企业间的共赢;或者是加强和具有人才与技术优势的高校合作,共同研发新的、适合企业发展的财务软件,达成校企联盟,使资金与技术、人才更好地结合。目前我国很多企业都开始着力于进行ERP,一些中小企业往往选择金蝶K3、用友U8等企业管理软件,而一些大型的企业往往更青睐SAP。根据自身的需求去选择适合本企业的企业管理软件,并注重培养信息化人才,开发适合本企业的企业管理软件对构建企业的管理信息系统,提高企业的信息化水平是有极大帮助的。同时,在进行财务管理信息化建设时应重点关注资金的使用信息,众所周知资金是财务管理的核心内容,资金的流动几乎是贯穿在整个企业的运营中,对资金利用效率、合理分配情况的关注不仅消除了资金运行过程中的潜在隐患,更能使企业财务管理信息化系统的构建具有侧重点,同时通过对资金信息的监控,有助于在电子商务大环境下提高对财务信息的利用效率。
  3.3 注重对信息化财务人才的培养
  众所周知,21世纪最重要的是人才,电子商务环境下的财务管理信息化建设最需要的也是人才。面对电子商务环境,有的企业缺乏先进的技术以及高效的财务软件去适应这种背景,而有的企业虽然具有了较为高效且适合本企业的财务软件却缺乏能充分利用先进软件和信息技术的财务人才,这是企业所面临的一个极其尴尬的问题。解决这一问题的关键就是加强对相关人才培养以及对人才的鼓励力度。企业所需要的人才不只要对电子商务环境下财务管理的信息化建设的有关概念、要点有深入了解,对世界先进的相关学科知识有所了解,更要能够将先进的信息技术与企业的财务工作相结合,能够发挥财务软件的最大优势,并且具有杰出的实践技能。要加强这种人的培养,首先,要注意对财务人员基础性选拔的公平公正性,以及对财务管理的信息化建设意识的深入贯彻;其次,要将电子商务背景下财务管理信息化建设的流程明确地传达给财务人员;第三,要加强对财务人员工作能力的培养,定期对他们进行信息技术技能、财务软件运用技能的培训,建立学习型组织,在工作中不断学习、不断增强员工的实践技能;最后,要将人才的选拔、培训、奖励等一系列工作规范化、程序化,保证信息化财务人才的持续供应。需要注意的是,人才选拔和培养有时可破格进行,而且对财务人员应该奖罚分明,在没有惩罚的大环境下奖励是无效的。
  3.4 建立完善的安全保障体系
  在财务管理信息化建设的过程中时刻面临着外部和内部的安全风险,这要求企业必须构建完善的安全保障体系。首先企业要建立科学严格的财务管理信息系统内部控制制度,在制度方面保证财务管理信息系统的安全运行。这一制度要涉及到财务管理信息化软件的开发、硬件的管理、企业组织机构的设置、人员的管控、各种资料文档的管理以及计算机病毒的预防及消除等各个方面。同时在技术层面也要有所作为,加强对安全风险的防范。例如,企业可以采用防火墙、入侵检测、网络防病毒、身份认证等网络安全技术。
  4 电子商务环境下财务管理信息化建设的创新点
  4.1 财务管理发展方向的创新
  用友软件集团公司曾提出一个创新概念——网络财务,这也是未来财务管理方展的一个方向。网络财务一个全新的计算机语言,在功能的实现方面,网络财务不仅能超越传统意义上的桌面财务,还在财务管理的理论和方法等各方面都有了创新发展。网络财务相比较电子商务背景下传统的财务管理而言,更开放、实效性更强、电子化程度大大加强、更注重集成化处理,同时基于网络突破时空和空间限制的特性,网络财务也具有远程化的特点。网络财务的这些特点决定了它能够同步处理财务管理各项活动,同时更注重对企业各种资源的整合,这将大力提高财务管理的效率,扩展财务管理的空间范围,并使财务管理的各项功能得以完善和扩展。
  4.2 信息管理模式的创新
  在电子商务环境下,有学者建议把知识管理、
  价值链管理的新思维融入到信息管理中。现有信息管理系统包含信息收集子系统、信息存储子系统、信息传输子系统、信息编制子系统。在电子商务环境下,财务信息的处理流程基本包括信息收集阶段、数据处理阶段、报表生成阶段、核查审计阶段、信息输出阶段这五个阶段,这也体现了电子商务环境下的信息处理流程。根据信息处理流程,结合新形势下信息管理的特点,对信息管理模式进行创新。新模式具有如下特点:更加注重信息的实时编制;在信息流动、编制中体现“人的意识”,促进人机互动的实现;同时将信息分析扩展到信息收集、传输、编制的全过程;重新定义新环境下信息管理的最终目标,将其视为为企业战略提供决策支持,给企业发展以助力,有效提升企业绩效。
  4.3 财务管理流程的创新
  为了在电子商务环境下进行财务管理信息化建设,杨勇提出了要对财务流程进行重组,在新的时代背景下,物流、资金流和信息流(有的学者认为是物流、信息流、资金流和业务流的“四流整合”)的整合彻底改变了传统的财务管理方式,而财务流程的重组是建立在物流、资金流、信息流整合的基础上的,在创新化的财务管理流程中,财务信息的收集、存储、处理与传输被整合进企业的业务系统中,而对于信息的实时处理流程也被整合到财务管理的过程中。在这种情况下,当业务活动发生时,相关信息会被输入到财务管理信息系统与财务决策信息系统中,与此同时,可以通过严格执行企业的业务规则以及对于信息的处理规则进一步产生集成信息,这可以促进集成化财务管理的实现。
  5 结论
  在当今社会,信息化已成为社会的发展趋势,互联网和信息技术影响了每个人也改变了整个世界。在这种情况下,电子商务发展日新月异,财务管理信息化建设也成为人们关注的焦点,成为促进财务管理发展的关键。本文在剖析了电子商务与财务管理信息化的概念之后,探讨了在电子商务时代,财务管理信息化建设存在的问题以及解决这些问题的对策。并着重分析了进行财务管理信息化建设时的创新点,这也是本文的亮点所在。财务管理信息化这一倡导已在我国流行多年,未来面对电子商务趋势,对于财务管理的信息化建设应把重点更多的放在信息化系统的设计与实施应用、综合性人才的储备、树立相应的思想观念以及信息技术的发展运用上。信息化对于财务管理来说是机遇与挑战并存的,只有时刻保持警惕,加快财务管理信息化步伐,才能使财务管理工作更有效的进行,更能适应电子商务时代的发展变化。
 

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