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探析财务管理工作中应用ERP 的价值及问题

作者:2017-06-19 16:32文章来源:未知

  一、财务管理中ERP 的应用价值

  ERP 采用了较为先进的信息处理技术架构,如图形用户界面,分布式数据处理等,在ERP 系统下,财务管理可采集与采购、生产、销售等各项经济业务相关的财务信息,相比较一般财务软件而言,其信息集成度更高、数据更准确、会计处理更及时,具有极高的应用价值。

  ( ) 有利于提高财务工作效率

  借助ERP 中的相关子系统,如决策支持等,财务管理人员能够对企业的经营状况进行了解和掌握,在此基础上进行科学合理地分析,并依据分析结果,制定降低企业运作成本的策略,确保企业持续、稳定发展。中层管理人员则可利用ERP 对采购、生产、销售以及资金等计划进行合理安排,由此大幅度提升了工作效率。不仅如此,ERP 在企业中的应用,为供应链管理提供了便利条件,借助ERP 可实现对供应商与分销商的协同,进一步增强了供应链的竞争优势,ERP 在财务管理中的应用价值也随之得以体现。

  ( ) 有利于强化现代财务管理意识

  提高企业财物管理的工作效率仅仅是ERP 应用价值某个方面的体现,它在企业财物管理中更为重要的价值体现在强化财务管理意识上,这是其它系统所无法比拟的,员工意识的不断提升,可为企业的持续发展打下坚实的基础。在传统的粗放式管理模式下,全员的成本管理意识略显薄弱,由此对基础数据的准确性造成了一定程度的影响。时代的发展和社会的进步,使企业规模逐步扩大,在这一背景下,若是仍然以人工的方式进行数据采集,很难保证准确,尤其是随着产量的不断增大,使得人工统计数据极易出现差错。ERP 在企业财物管理中最为突出的优势在于集成化、透明化的企业管理体系的建立,这使各类原始数据的准确性得到保障,据此财务管理人员能对企业的真实情况予以掌控,从而使各种资源的配置更加优化。

  ( ) 有利于促使财务与业务协同运作

  从系统论的角度上讲,ERP 是一套相对比较完善的管理系统,其主要是基于各类数据信息的共享,对企业内部各个部门之间进行衔接,并以此来提升企业各部门间的协同运作效率。ERP 在企业中的应用使原本孤立的职能管理被流程管理所取代,由此消除了大量无效的环节,减少了不必要的浪费,一些管理上的漏洞也得到弥补,真正实现了企业业务流程的规范化与标准化。以原材料入库为例,需要根据订单中的具体要求对材料进行质检验收,确认与订单要求的质量相符后,方可对材料进行入库,不合格的材料无法入库,从而使原材料的质量得到有效保障。

  ( ) 有利于实现财务信息共享

  在企业财物管理中应用ERP,可实现高效、安全的数据共享,财务部门对成本进行计算时,只需要通过相关程序的运行,便可计算出上个月的成本。而销售部门通过ERP 能够对客户询价作出快速地反应,按成本数据、产品模块及结构特性的组合,快速给出报价。销售部门还可以借助ERP 发布订单审批表,ERP 系统能够自行通知有关部门参加评审,由此使得原本串行的工作流程,在ERP 下可并行完成。在相关数据信息共享时,可通过权限对一些重要的数据信息进行保护。如采购人员购置的不同物资和材料,ERP 系统可设置该采购员负责的供应商,采购员只能在系统中看到自己负责的供应商,无法获得其他供应商的信息。业务员在ERP 系统中也仅仅能够查询他们自己的客户,由此确保了企业财务信息共享过程中的安全性。

  二、财务管理中ERP 应用面临的问题及解决对策

  ( )ERP 系统适用性问题

  从当前ERP 应用现状来看,虽然国内软件公司陆续推出了多款ERP 软件,并且国内企业对ERP 系统的需求也越来越大,但是这些ERP 软件却很难适应国内企业的实际管理需要。在财务管理领域中,大部分企业的财务信息化建设仍停留在半自动化阶段,只能实现会计账务处理的计算机化,而缺乏利用信息化软件进行财务分析、财务预测、财务预算等工作,这就影响了ERP 系统在财务管理中的作用发挥,同时也增加了ERP 系统的开发难度。为了解决这一问题,建议企业要从自身实际情况出发,与ERP 系统开发公司通力合作,开发出适合企业管理需要和财务管理信息化需要的系统,拓展系统中的各模块功能。ERP 环境下的财务管理系统最重要的特征是它能提供 ERP 中价值最高的信息整合和更加完善的财务信息,与传统的财务管理系统相比,ERP 环境下财务管理信息系统功能更加丰富。

  ( ) 财务信息正确性问题

  对于企业而言,财务信息是否正确是管理层较为关注的问题,企业在财务管理中应用ERP 系统后,虽然使各类信息重复录入的工作量大幅度加少,但由于数据信息录入途径的唯一性,使得财务人员很难对原始数据的正确性进行控制,如果原始数据存在差错,将会导致财务信息失真,由此会给信息使用者带来困扰。为确保财务信息的真实性、正确性,企业可通过如下方法加以控制:一是定期组织各部门召开沟通会议,着重强调数据信息的准确性问题,借此来减少或杜绝差错的发生;二是财务管理人员应加强对纸质单据与系统单据中关键数据的核对,避免将错误的数据录入到ERP 系统当中;三是ERP 系统软件若是支持,可在单据保存环节,对其中一些关键数据信息的合法性进行检查,由此可使财务信息的正确性得到保障。

  ( ) 财务控制流程问题

  传统的企业财务管理模式中存在大量手工的财务控制行为,ERP 的应用使财务工作方式发生了根本性的转变,原本的控制行为很难与之相适应,若是在实施ERP 的过程中,未能对财务控制方法予以全面考虑,或是ERP 不支持手工的控制行为,将会引起财务控制缺失的风险。举个简单的例子,以往出纳人员只有查看与银行存款及现金有关账簿信息的权限,而在ERP 实施后,账簿查询是一个功能,可从中查询到各种信息,若是忽略了权限控制,则可能导致财务控制不力的情况发生,简而言之,出纳人员可通过ERP 查询其他科目。为有效解决这一问题,财务部门应对相关的管理制度进行完善,并重新制定财务控制流程,明确可通过软件进行控制的财务环节,形成控制备案文档,并与相关业务的负责人进行沟通确认。

  ( ) 财务人员工作问题

  企业财物管理人员多数都是被动使用网络系统中的数据信息,财务信息系统扩展主要还是由计算机专业人员来完成,也就是说,财务人员并不是系统真正的掌控者,无法将ERP 作为支持财务管理、决策和控制的系统,由此会导致系统的作用及效率大打折扣。同时,ERP 的应用,使财务人员的分工及权限有所改变,这可能引起他们的抵触情绪,从而阻碍ERP 的实施进程。为防止上述问题的发生,企业管理者必须发挥出财务工作的管理职能,帮助企业分析业务的发展潜力,寻求新的增长点。而财务人员则应转移工作重心,协助管理者对企业进行管理,对于分工和权限的变化,要及时与相关人员进行沟通,讲明利害关系,缓解人员的消极情绪,并在加大对人员培训力度的基础上,强化知识管理,避免优秀的财务人员流失。

  三、结论

  总而言之, 财务管理要充分利用ERP 系统的优势,实现财务管理信息化,提高财务工作效率。在ERP 系统应用中,要重点解决好ERP 系统适用性、财务信息正确性、财务控制流程以及财务人员配置问题,从而借助于ERP 系统全面提升企业财务管理水平。

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