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我国事业单位档案信息安全现状

作者:2018-12-20 01:00文章来源:未知

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【题目】事业单位档案安全管理问题探究
【引言】事业机构档案信息管控研究引言
【第一章】事业单位档案信息管理概述
【第二章】我国事业单位档案信息安全现状
【第三章】国内外档案信息安全管理的主要模式与法律法规
【第四章】提高事业单位档案信息安全管理水平的对策
【结论/参考文献】事业单位档案安全管理机制构建结论与参考文献

  

第二章 我国事业单位档案信息安全管理现状——以青岛市事业单位为例
 


       第一节 我国事业单位档案信息安全管理的主要模式。

  一、我国事业单位档案信息安全管理的主要模式。

  从调查结果来看,青岛市事业单位采用的档案信息安全管理模式各有不同,但总体来说主要分为两种模式,也是我国事业单位目前普遍采用的模式,即档案馆集中管理模式和机构自行分散管理模式。档案馆集中管理模式是指将应归档的电子档案及其载体集中保存到档案馆。在这种模式下,文件管理有明确的职责分工,即生成机构与档案馆各司其职,生成机构负责对处于使用阶段的文件进行保管,对于失去现行使用价值的文档实施完整的职能控制,确保电子档案的可靠性和真实性。生成机构借助管理程序和技术手段保证档案的真实性,档案馆则通过整理和着录两个环节来保障档案的真实性。

我国事业单位档案信息安全现状

  机构自行管理是指由档案的形成机构自行保管具有保存价值的电子档案。在该模式下电子档案的长久保存不一定如传统档案一样上交给档案馆,而是由形成机关自行保存。这种管理模式的目的是要摒弃集中模式将文件管理和档案管理相互分离的缺陷,从而把文件管理与档案管理合并进行,认为电子档案的管理应从现行工作领域入手,在电子档案的形成阶段通过建立登记制度、职能分类制度来建立电子档案的处置控制体系,从而识别和保护电子档案的原始结构。[5]

  二、我国事业单位档案信息安全管理模式的特点。

  在我国,档案馆集中管理模式和机构自行管理模式,采用的主要是双套制电子档案管理方式,即纸质档案与电子档案同时归档保存,特别是重要的、具有长远保存价值的凭证、单据等资料,保持两种载体的文件同处于储存状态,并存管理。实际操作中的做法就是将相关档案以纸张和数字化载体(如光盘)两种介质,分别制作成档案,并归档管理,形成双重备份。国家档案局的《电子文件归档与电子档案管理办法》明确规定:具有保存价值的电子档案,必须适时生成纸质档案等硬拷贝,进行归档时,必须将电子档案以相应的纸质档案等硬拷贝一并归档。双套制电子档案管理模式工作方式和手段是计算机和手工同时并行,其在目前并预计在未来相当长的一段时间内将继续延续。然而从长远来看,档案管理将朝着以电子档案为主、纸质档案为辅的趋势发展,信息化档案将成为未来档案管理的主要方式和手段。

  双套制模式下,需要建立线下、线上两个管理系统,两者间既有联系亦有区别,相应也给相关档案管理部门提出了新的研究课题。原则上,电子档案的管理应纳入现行的档案管理体系,秉承能够并轨的就并轨原则,统一管理;暂时无法并轨的,应分别保管、分别利用,但需要在两个系统之间建立必要的联系,实现两个系统的互通、互查、协调一致,方便档案系统的信息利用。

  第二节 事业单位档案信息安全管理模式存在的问题。

  本文选择了青岛市多家事业单位进行访谈交流、实地调查。为了保证调查结果的客观性和准确性,本文在设计调查内容时,力求做到调查项目的规范、可计量化,以提高其可操作性。在综合考量的基础上,设计了以下调查问卷:

 

  青岛市作为我国东部沿海城市,虽然城市发展水平整体不及上海、北京、深圳等经济发达城市,但总体来说其经济水平和科技发展速度在全国来说应处于相对较好的地位,在信息化程度上能大体反映出全国的平均情况。因此本文在此以青岛市事业单位作为研究对象,来分析我国事业单位档案信息安全管理的一些现状与改革对策。并以此总结出我国事业单位档案信息安全管理存在的问题。

  一、信息安全意识问题。

  在调查中,77%的事业单位在安全管理措施中选择了更新维护信息系统,却只有20%选择了信息加密防护,这一数据充分反映了我国大多数事业单位在档案信息管理过程中忽视了信息安全的重要性。不少事业单位过度追求新技术手段来提升信息管理系统的业务功能,但是却对一些涉密文件的安全管理缺少足够的重视,加密防护措施并不严谨,极大地威胁到信息安全,很容易造成信息外泄。因此事业单位要严格按照有关规定对档案进行管理与公开,做到确保涉密资料的安全。

  二、规章制度缺失问题。

  我国陆续制定和颁布了一些电子文件管理的标准和办法但是总的说来数量不多,操作性相对较弱,配套性不好,执行效果并不理想。从青岛市调查情况来看,很多事业单位表示,为了推进档案信息安全管理,制定了一些政策,但在执行过程中很难有效地贯彻下去,有些政策形同虚设,根本没有发挥出原先期待的效果。但后期又没有人真正提出一些具有适用性的整改方案,所以政策的作用没有发挥出来,而工作人员少了政策的监督管理,对于档案信息安全管理工作的推进也就相对进展较慢。

  三、管理机构不健全问题。

  档案管理的很多环节都要相应的部门及工作人员去认真落实、维护,且人员应保持相对固定,以便责任明确到个体,出现问题时也便于查究追责。但是从调查结果显示,相当比例的事业单位没有专门档案信息安全管理部门及人员进行负责,在安全管理这项工作上还没有上升到一个专门部门职责和职能岗位,说明部分事业单位的内部管理确实缺乏足够的重视。在调查过程中进一步了解到,目前事业单位档案管理人员仍存在较大缺口,且相关人员的专业素质,特别是在电子档案信息安全管理方面的专业技能尚无法完全达到岗位任务的要求。

  四、人才培养问题。

  相关工作人员的培训多以会议、座谈等业务知识讲授等形式开展,单纯的理论培训与实践操作相脱离;同时理论学习与技能考核未实现有效结合,重过程轻实效,使培训效果大打折扣。业务培训缺乏系统性,以基础理论知识为主,未实现行业、职位、操作环节的细化培训;业务培训的针对性不足,培训内容层级模糊,部分资深工作人员往往出现同样或类似内容的重复培训,造成资源浪费,不利于学习积极性的提升及行业领军人才的培养。

  第三节 事业单位档案信息安全管理面临问题的成因。

  一、对档案信息安全管理的重视度不够,资金投入不足

       事业单位档案信息安全管理仍然存在不少漏洞,其中很重要的一个原因就是档案信息安全管理意识不强,没有充分认识到信息安全管理的重要性以及紧迫性。档案信息安全管理是需要不断进行设备更新、技术升级的一项高投入工作,需要投入大量的人力、物力、财力,尤其是资金投入,是确保人力、物力能跟进补充的基础条件,没有充足的资金保障,也就难以购置先进的技术设备和软件,吸引不了高端技术人才。然而目前事业单位的资金来源大多依靠政府财政拨款,而真正能用在档案信息安全管理的资金更加有限,无法满足信息化管理所需的资金投入需求。

  二、档案信息安全化管理模式滞后,人员配备缺乏连续性。

  目前大多数事业单位的档案信息化管理模式还是沿用前几年的传统模式,而随着信息化的快速发展、档案信息的需求增加、网络环境的日益复杂,很明显这些传统模式已经不能满足档案信息安全管理的要求,管理模式相对滞后。此外从事档案安全管理的人员大多不是相关专业的,这次调查结果显示,在档案管理人员中,约23%的工作人员是信息相关专业的,40%的工作人员是档案管理相关专业的,其余大多数都与档案管理专业并不相关,这就导致档案信息安全管理缺乏专业人员来跟进信息加密防护、信息更新管理等工作,人员配备上没有持续增补。同时从调研了解的情况看,部分事业单位受人员编制、经费等方面的制约,档案管理人员的配备数量、能力水平不足,工作前期及后续的人员培训、管理投入不足,部分档案管理人员素质及水平难以胜任其工作岗位,部分单位存在人员不稳定、人才流失现象。

  三、配套规章制度不完善,基层安全管理措施落实不到位。

  档案信息安全管理的建设落实需要相应的规章制度进行约束规范,保证每一个涉及安全管理的工作环节都有明确的规章条款给予指导参考,这样才能促进档案信息安全管理的高效、有序化推进。但是目前的事业单位没有针对这项工作制定完整、系统的规章制度,有些规章制度也只是为了应付形式,缺乏系统的管理、监督制度体系。这就造成了很多事业单位在基层管理上并没有真正做到严格、规范,无论是上级对下级的管理,还是同级之间的监督约束都没有严密的信息安全管理体系,很多人在管理问题上没有承担责任的压力,这就必然导致基层安全管理的松懈,而档案信息化管理在实际操作环节中是自下而上、层层推进的,因此每一个涉及档案信息安全管理的工作人员都是非常重要的一环,一旦某一个人出现了业务差错或是没有严格保密,都会带来巨大的信息安全隐患,对整个信息安全网络都会有潜在的风险影响。

  四、行业领军人才匮乏,信息安全管理意识仍需加强。

  档案管理的信息化不是简单的工作流程的改变,而是充分依托现代化信息技术,对档案管理工作的运作模式和工作方法的更新和优化,是信息化变革的重要组成部分,这就要求相关人员首先要在思维方式上有所转变,以适应不断优化的工作流程和方式。因此,档案信息安全管理不是简单的人员重组就可以快速实现的,而需要专业人才的投入。但是从目前档案信息化人才队伍看,档案部门的领导和员工,极少数是既懂信息化技术又懂档案管理知识的尖端人才,大部分工作人员对信息化知之甚少,又怠于学习和研究,在档案信息安全管理上很难有所创新和突破。

  事业单位中的部分档案信息可能涉及国家机密,因此在信息处理中应区别于普通档案信息,应特别注意涉密资料的安全性。但是在日常工作中,个别单位相关人员信息安全管理意识不足,直接威胁了涉密资料的信息安全。主要表现为:物理渠道未有效隔离,使用单位内部涉密计算机浏览互联网网页,易造成机密文件资料的泄露;对公开发布信息资料审查不严,存在“走形式”思维。因此,事业单位要严格按照相关规定对本单位的档案信息进行管理,确保机密资料的安全。

  五、考核督导缺乏实效性,违规成本低。

  部分事业单位未将档案信息安全管理工作纳入考核体系,即使纳入考核体系也存在指标模糊、占比低、违规成本低的现象;部分行业、单位使相关的考核制度流于形式,多以汇报、总结的方式开展,缺乏实地调查、监督,造成档案信息安全管理要求落实不到位;上级单位的业务考核重过程轻整改,对于要求整改的问题未配备复查环节及整改时限,出现 “知错不改”的现象。

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