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高职院校办公室行政管理的高效思路构建分析

作者:2015-02-14 11:38文章来源:未知

  作为高职院校协调办事与管理综合性机构,办公室的行政管理工作不仅是保证学校各项工作正常运转的核心,更是起到承上启下重要作用的关键。办公室的职能既涉及到学校的管理系统决策、执行与监督、反馈,更要负责服务与信息的传递,是高职院校中综合性较强的组成部分。作为高职院校的核心管理部门,其行政管理水平则直接关系着整个校园各项工作的高效运转。而随着国家对于高职院校的改革不断深入,办公室行政管理工作也逐渐显露出一些不足与弊端,表现出过分依赖经验式管理,缺乏传递信息、协调左右的功能发挥,缺失一系列相应的规章制度,因此造成办公室行政管理混乱,人员工作不积极,大大降低了办事效率。

  伴随着计算机的兴起与教育的改革深入,高职院校的办公室行政管理工作也必须紧跟潮流,在全新的信息化环境中从自身存在的缺陷出发,以提高办公室行政管理水平为目标,不断进行改进与创新。这不仅是推动办公室行政管理工作去适应新环境的重要途径,更是促进高职院校事业发展的重要措施。本文就当前阶段我国高职院校的办公室行政管理工作中存在的一些问题进行探讨,结合我国高职院校的实际情况,提出一些可行性较高的管理策略,以提高高职院校办公室管理的效率。

  1转变管理方式,提高服务意识

  随着高职院校对自身管理体制的改革不断深入,改革的目的就是不断加强对教师与学生的服务,这种转变充分体现在服务对象、服务内容以及要求上。这种转变也使得高职院校管理与教学逐渐走上专家治校、双师型教师等发展方向,而因学者、教授等人员成为了办公室的领导岗位,这也充分体现了办公室要为学校党政领导提供服务的功能。除此之外,办公室行政管理工作还必须全面考虑到教师与学生的要求,以满足教师和学生的需求为原则,才能更高效地完成管理工作。办公室行政管理工作本身就是一个涉及面多、长期、繁琐的工作,要做好高职院校的办公室行政管理工作,就必须有明确的工作思路,明确轻重缓急,合理地规划与安排,做到紧张但有序。在实际工作中,要求要积极思考,要求工作人员必须有强烈的责任心与意识,以此来提高办公室行政工作效率。

  2提高管理者的自我修养

  高职院校办公室行政管理工作效率的提高,要求管理人员必须拥有精湛的业务能力与实际管理经验。但就当前的形势来看,我国各高职院校从事办公室行政管理工作的人员情况大多都是来自机关干部、辅导员兼任或者教师兼任等,这些人员虽然拥有管理学生的经验,但缺乏专业训练与服务意识。因此,想要提高办公室行政管理水平,就必须要求从事办公室行政管理人员提高自身的修养。

  提高自我修养的方式有很多,通过加强理论学习,提高自身素质是最直接,也是最简单的方法。一方面,加强管理人员对办公室政策性文件内容的学习,熟悉办公室上传与下达文件、内外事务的处理以及各关系方面的细条等等工作内容,根据国家以及学校的相关方针与规定,把握精神实质,进一步提高自身的决策能力。另一方面,加强与教学相关的理论知识学习,系统地掌握管理知识。明确高职院校办公室行政管理工作是为教师与学生服务的目标,不断提高自我修养,以提高行政管理水平。

  3进一步创新管理理念

  所谓创新管理理念,不仅是要创新管理方式,更要针对管理理念与过程进行创新。创新管理理念就是将传统的经验式管理转变为现代化科学管理,运用理论知识与宽阔的事业,以运营的方式来进行办公室管理工作。知识管理其实就是说通过对新知识与新经验的学习,并通过合理的手段表现出来,在实际管理工作中反映出来,培养和加强个人的知识与及办公室行政管理工作的价值。还可以通过对知识的共享,运用智慧进一步提高组织管理的应变与创新能力。

  4注重团队合作观念

  办公室行政管理不止需要管理人员高水平的管理技能与服务意识,更需要团队的合作与配合才能更好地提高管理效率。办公室人员分工明确,但许多工作都要与其他人员协调合作完成,因此,想要提高办公室的办事效率与服务,就必须整体合力,建立良好的岗位沟通,发挥出团队合作的精神,不断提升办公室的凝聚力,促进提高办公室办事效率。管理者在实际的工作中,要注意取长补短,多与其他岗位的人员沟通交流,做好各方面关系的协调与衔接,集思公益,打造共同进步的环境氛围。可以通过自发组织集体活动,增进工作与情感交流,不仅利于舒缓压力,更为顺利进行办公室行政管理工作打下了良好的基础。

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